ایمیل سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟ ایمیل سازمانی به ایمیلهایی گفته می‌شود که تنها برای یک سازمان خاص و مشخص طراحی و ساخته شده‌اند. اگر کسب و کار شرکتی و حرفه‌ای دارید به احتمال زیاد تا کنون نام ایمیل سازمانی یا ایمیل کاری به گوش شما رسیده است. با پیشرفت تکنولوژی و گذر زمان هر شرکتی برای اینکه معتبر و تخصصی به نظر برسد از ایمیل سازمانی استفاده میکند تا اطلاعات یک سازمان فقط در همان سازمان محفوظ بماند و افراد دیگر خارج از سیستم به آن دسترسی پیدا نکنند. در این مقاله به طور کامل به بررسی چیستی ایمیل سازمانی، نحوه ساخت ایمیل سازمانی و روش‌های آن، راه اندازی ایمیل کاری و در نهایت ویژگی‌های مثبت آن پرداخته‌ایم.
ایمیل سازمانی چیست؟
به طور ساده ایمیل سازمانی به ایمیلی گفته می‌شود که سرویس و اطلاعات آن تنها میان یک سازمان است و امکان ارسال و دریافت پیام تنها به افراد داخل سیستم داده می‌شود. این ایمیل متعلق به یک سازمان و هم نام دامنه سایت آن سازمان است.
ساخت ایمیل سازمانی
خرید سرویس از یک ارائه دهنده خدمات ایمیل سازمانی
شما یک طرح را انتخاب می‌کنید و اطلاعات شرکت خود را به آنها می‌دهید در آخر با پرداخت هزینه، شرکت ارائه دهنده ایمیل سازمانی شما را فراهم سازی میکند. شرکت‌های زیادی در ایران وجود دارند که این کار را انجام می‌دهند مانند: ایران هاست، اپیک، ایران سرور، برتینا
ایجاد سرور ایمیل کاری (سازمانی) خود
برای اینکه بتوانید سرور ایمیل سازمانی خود را بسازید نیاز است چند نکته را انجام دهید:
- یک سرور ایمیل را اجاره کنید یا آن را خریداری کنید.
- نرم افزار ایمیل را باز کنید و در آن اطلاعات شرکت خود را وارد کنید.
- تنظیمات امنیتی را انجام دهید.
- ایمیل سازمانی را برای کارمندان و کاربران چیدمان کنید.
راه اندازی ایمیل سازمانی
در ادامه راه‌اندازی ایمیل سازمانی را به شکل ساده توضیح دادیم:
در مرحله اول نیاز است نامی برای دامنه انتخاب کنید و آن نام را خریداری کنید (توجه داشته باشید که خرید آن را باید از یک شرکت معتبر انجام دهید). در گام بعدی که ساخت ایمیل سازمانی را انجام دادید پس از آن نیاز است تنظیمات اولیه (شامل وارد کردن اطلاعات شرکت و ایجاد سیاست امنیتی مد نظرتان) را انجام دهید و در نهایت آن را برای کاربران پیاده سازی کنید (تنظیم نام کاربری و پسورد برای کاربران)
مزایای ایمیل سازمانی
با خرید ایمیل سازمانی شما مزایای ویژه‌ای دریافت می‌کنید که در ادامه به آن می‌پردازیم:
- افراد روزانه ممکن است بیش از هزار تا ایمیل دریافت کنند از این رو ممکن است بخشی از ایمیلهایی که بسیار مهم و کاری هستند را از دست بدهند اما با خرید ایمیل سازمانی، کارمندان شما ایمیل‌های مهم را در بخشی جدا دریافت می‌کنند و به آسانی به آن دسترسی پیدا می‌کنند.
- در ایمیل سازمانی اطلاعات محفوظ هستند و اطلاعات فقط میان افراد یک سیستم ارسال و دریافت می‌شوند.
- ایمیل سازمانی امکان سرعت ارتباطات را از طریق اینترنت بالاتر می‌برد و نسبت به روش‌های سنتی
- کسب و کار شما با ایمیل سازمانی معتبر و حرفه‌ای به نظر می‌رسد از این رو مشتریان به شما راحت‌تر اعتماد می‌کنند.
- با خرید ایمیل سازمانی شما می‌توانید به صورت اختصاصی محدودیت‌هایی را برای ایمیل ایجاد کنید و اینگونه امنیت را میان کارمندان و کاربران پیاده سازی کنید.
- در ایمیل سازمانی تمامی داده‌ها ذخیره می‌شوند و در هر زمان به راحتی می‌توانید به اطلاعات گذشته دستیابی داشته باشید.
